الوقت لا يمكن ادخاره بل أنت ببساطة تفقد وقتا أكثر كلما مر اليوم وبنهاية اليوم لن تجد وقتا كافيا لاستغلاله أمس مضى وغدا غيب واليوم هو المتاح فاستخدامه حتى لا يضيع.- بجدولة الوقت سوف تحصل على نتائج أفضل.
- بوضع الأهداف وتحديد البدايات والنهايات وتخصيص ورصد وقت لكل نشاط هام تكون قد اتبعت طرق محددة للاستغلال الأفضل للوقت.
- القدرة على الابتكار وحل المشكلات والبحث عن فرص هي العلامات الأساسية لصاحب العمل وكل الواجبات الأخرى يجب إعطاؤها أفضلية اقل وتنفيذها فيما بعد.
- الوقت هو احد أهم أصولك ولكن الوقت لابد أن يمر.
- لفهم الفكرة وللتحكم في وقتك قسم وقتك إلى بندين رئيسين: وقت محدد بواسطة تأثيرات خارجية / وقت محدد من خلال تحكمك الشخصي.
- تحديد أهداف يومية هو حجر الزاوية لوضع جدول زمني للوقت وبتحديد تلك الأهداف اليومية الممكن تنفيذها سوف يكون لديك إحساس بالأهداف خلال اليوم وبالتالي إحساس بالانجازات في نهاية كل يوم.
- حدد أهدافا يومية- وجدولا للأنشطة لكي تحقق احتياجاتك.
- جميع الأهداف يجب أن تكون مرتبطة بالزمن.
- ضع في الاعتبار أن وضع الأهداف وتحديد الأهمية النسبية وتحديد الوقت اللازم لتنفيذ كل من هذه الأهداف هي عملية خلق وإبداع وابتكار ونشاط إنتاجي وبالتالي فالوقت المستنفذ هنا هو وقت مفيد بل هام جدا.
- يجب أن يكون لديك أهداف بعيدة المدى وأهداف قصيرة المدى.
- بدلا من بداية اليوم بأعمال اقل أهمية ركز أولا على القرارات الأساسية بصرف النظر عن سهولتها.
- كلما كان الهدف عامل( مثلا: سنبدأ اليوم بتطوير الإدارة) كان أصعب في تحديد الزمن اللازم لتحقيقه.
- بإهمال عنصر الزمن فإنك تجرى نحو مخاطرة الفشل.
أساليب إدارة الوقت:
- كن متأكدا من انك تتفهم جيدا ما تريد أن تنجزه.
- حدد الأهداف بناء على الأهمية وابدأ بأهم الأهداف وتجنب الأخرى حتى يتحقق الهدف الرئيسي، واعتمد على نفسك في انجاز الأهداف الرئيسية وأخيرا تفاد المقاطعة وبعثرة الجهود .
- يجب أن يكون نظام العمل في مشروعك مستقرا ومستمرا حتى حال عدم وجودك.
- الحماس والتحفيز الشخصي: أصحاب المشروعات لديهم الحماس كأفراد ويبدون وكأنهم يستمتعون بالعمل بصرف النظر عما يقومون به ولديهم القدرة على تحفيز أنفسهم للحصول على أعلى ناتج للعمل الذي يقومون به أو يفرض عليهم.
- تحديد النهايات(مواعيد الانتهاء): يمكنك انجاز أعمال أكثر إذا قمت بتحديد مواعيد معينة للانتهاء والوصول إلى واجبات معينة لكن يجب أن تكون المواعيد واقعية عند تحديد النهايات ويجب أن نفعل كل شيء ممكن لتقليل هذه النهايات.
- استخدام التليفون
- التليفون هو خط الاتصال الرئيسي بينك وبين العالم.
- الخطابات أحيانا ضرورية لكن حاول الإقلال منها بقدر الإمكان المشاكل يمكن حلها بسرعة اكبر باستخدام التليفون(الخطابات اتصال من جانب واحد بينما التليفون اتصال من جانبين).
- سجل ملاحظاتك، واحتفظ دائما بأجندة في متناول يدك في جميع الأوقات وسجل دائما رؤوس الموضوعات التي تزودك دائما بسجل دائما بالاجتماعات ، والمحادثات التليفونية والمناقشات مع الموظفين والعملاء(الزبائن) ، وسجل دائما أفكارك . ويتخذ ذلك كمواعيد مستقبلية كالأشياء الواجب انجازها والأسماء وأرقام التليفونات .
- لا تفعل كل شيء فيجب أن تقوم بالأنشطة التي تؤدى إلى نتائج ملموسة. تعلم أن تقول لا للأنشطة التي لا ترتبط بأهدافك فمن يصر على عمل كل شيء لا يعمل شيئا.
- العمل في وحدات الوقت: حاول أن تقوم بالواجبات الرئيسية في وقت يجمع (3 أو 4 ساعات) والتي تشعر خلالها بأنك أكثر فعالية ونشاطا . خطط لباقي الأنشطة فيما بين هذه الأوقات المجمعة.
- العمل بدون مقاطعة لمدة 3 أو 4 ساعات من الممكن أن يكون أكثر جدوى وإنتاجية عند التعامل مع مشكلة معينة أو وضع خاص.
- اسأل أسئلة قبل بدء العمل: قبل البدء في أي عمل تأكد من أن لديك إجابة على أسئلة مثل : ماذا؟ أين؟ متى ؟ كيف؟ لماذا؟ الإجابة على هذه الأسئلة سوف تساعدك لتجد طرقا أكثر كفاءة وفاعلية لانجاز عملك وفى كل خطوة في أي نشاط اسأل نفسك لماذا أنا محتاج لأفعل هذا ؟ إجاباتك سوف تساعدك لتحديد الواجبات الأكثر أهمية للأنشطة .
- يجب أن تكون مدفوعا وموجها بالعمل : عندما تقرر أن تحل مشكلة محددة ضع الخطوط الخارجية لمسارك وعندما تبدأ حاول أن تنجز أكثر ما يمكن بأسرع ما يمكن . وبمعنى أخر خذ وقتا للتخطيط لعملك ثم خذ وقتا لتنفيذ التخطيط أن التوجيه بالعمل يجب أن يساعدك على التغلب على البيروقراطية عند التعامل مع مشكلة ما وسوف تكون على دراية أكثر بطرق إبداعية وخلاقة لحل المشكلة .
- يجب أن تكون لديك القدرة على التفكير العكسي : هو التعلم من الماضي- الحاضر لأنشطة المستقبلية ، الكثيرون منا لا يفكرون كثيرا فيما يفعلون. إيجاد وقت للتفكير العكسي أمر صعب ، ولكن هناك أوقات عندما تكون وحيدا مع أفكارك مثلما تكون مسترخيًا، أو مسافرًا ، أو منتظرًا وسيلة الانتقال، أو سائر بمفردك استخدم هذه الأوقات للتفكير في العمل .
- خطط بالتفصيل للغد: عند نهاية كل يوم عمل جهز برنامجًا زمنيًا لأنشطة اليوم التالي، وربما تكون قادرًا على بدء أحد الأنشطة، هكذا يتم تزويدك ببداية مشجعة لليوم التالي. أحيانًا يكون من الأسهل الاستكمال بدلا من بدء نشاط جديد. نهاية اليوم هو وقت جيد لاختيار الطرق التي أضعت وقتًا فيها لم تستخدمه بطريقة فعالة. سجل الأشياء المضيعة للوقت، وتفادى ذلك مستقبلا .
- تعلم من تجاربك: بالنظر إلى تجاربك السابقة فإنها سوف تساعدك لتحديد أيها كان مهمًا منتجًا، وأيها كان مضيعًا للوقت وغير منتج.
- اسأل نفسك : من أجل إدارة الوقت بطريقة سليمة، اسأل الأسئلة التالية:
- أي الأنشطة أقوم بها، والتي لا يجب أن أقوم بها، أو يجب تكليف آخرين بها؟
- هل أقوم بتحديد الأولويات عندما أقرر أي الأنشطة أفعل؟
- هل تم جدولة الأنشطة بحيث يمكن انجازها في وقت معقول؟
- هل أنا قادر على أن أركز على نشاط واحد في المرة الواحد؟
- حاول أن تتذكر الأساليب الجيدة لإدارة الوقت، فأساليب توفير الوقت سوف تساعدك على تحسين أدائك كصاحب مشروع .
أسرار الاستخدام الجيد للوقت (توفير الوقت):
- برمج الاجتماعات ومؤتمرات الأعمال بحيث تكون قريبة من وقت الغذاء والعشاء كلما أمكن معظم الناس سوف تكون حريصة على الانتهاء في الاجتماع في الوقت المحدد.
- احتفظ بنظام مبسط لحفظ الملفات ، وراجع ملفاتك كل فترة واستغن عن الملفات التي لم تعد تحتاج إليها .
- أعط سكرتيرك تعليمات لتصفية المكالمات التليفونية، بحيث أنت على المكالمات الهامة والضرورية فقط.
- احتفظ بمكتبك خاليا، عدا الموضوعات التي تستخدمها فعلا واجعل باقي الأشياء الأخرى بعيدة من نظرك، فتفكيرك سوف يزداد بحدة، ومكتبك يعلن فعلا عن شخصيتك واستخدامك لوقتك.
- حدد (مفاتيح)لأوقات اليوم ، الساعة الأولى للعمل في اليوم من الممكن أن تكون أكثر ساعات اليوم إنتاجية إذا تم تخصيصها لأقصى الأنشطة أهمية ،وفترة الغذاء هي فترة هدوء في المكتب وهذه الفترة يمكن استغلالها إنتاجيا .
- الساعة قبل انتهاء العمل يمكن استخدامها لانجاز الأعمال الروتينية ( مثل إملاء الرسائل - القيام بالمكالمات التليفونية -قراءة التقارير-الأعداد لأنشطة اليوم التالي ).
- بجب أن تتعمد أن تأخذ أنشطة أكثر مما تعتقد أن تستطيع انجازه ، هذا سوف يجبرك على التفكير في طرق لاقتصادك في الوقت .
تقليل ضغوط الوقت:
للتعامل مع الضغوط اليومية كشخص ، بالإضافة إلى الحياة العملية فأنت في حاجة إلى استخدام الأساليب المؤثرة لإدارة الوقت . تكنولوجيا الأعمال تقدمت كثيرا وستواصل التقدم في المستقبل. بعض الناس فقط يمكنهم مجاراة التطورات التكنولوجية . صاحب العمل مثال جيد للشخص القادر على مجاراة التغيير ويحصل على نتائج جيدة باستخدام إدارة الوقت .
كونك دائما مشغولا مسبقا بالمشاكل اليومية (يوما بيوم)، يمكن أن ينتج ضغوطا وإجهادا كبيرا، ولكن بتطبيق أساسيات إدارة الوقت يمكن أن يخفف ذلك من تلك الضغوط.
أصحاب الأعمال لديهم قائمة طويلة من الأشياء الواجب تنفيذها يوميا أو أسبوعيا وشهريا ، وهذا يتضمن حضور اجتماعات ، والإشراف على الآخرين ، وإعطاء الأوامر ، وكتابة التقارير والملاحظات ، وواجبات أخرى ، أنت في حاجة إلى أساليب ونظم للتعامل مع هذه الأنشطة وإلا فضغوط أكبر و إحباطات أكثر قد تحدث خل واحد لتخفيف الضغط الناتج عن نقص الوقت هو تنظيم واستخدام الوقت من خلال التخطيط .
برنامج مكتوب يحدد أهداف قصيرة المدى، ومتوسطة وطويلة المدى وسوف يزودك بقواعد لمدخل منظم إلى إدارة الوقت، ويساعد على تخفيض الضغوط والإجهاد الخاص بعملك ( انظر الشكل 1)
هناك عوامل طبيعية سالبة في البيئة ربما تشمل الضوضاء، والتدخين، ودرجة الحرارة، والإضاءة والآخرين إذا كنت تعمل في البيئة غير صحية يجب أن تأخذ المبادرة لتغييرها.
تطويرات إدارية:
- الوقت المستغرق في التفكير في مستقبل المؤسسة هو وقت منتج جدا.
- إجاباتك على الأسئلة التالية ربما تؤدى إلى ابتكار الوسائل لتحسين إدارتك
- ما هي التغييرات الاقتصادية التي من الممكن أن تؤثر على عملي خلال السنوات الخمس القادمة ؟
- ما هي المنتجات أو الخدمات الجديدة المخطط تطويرها خلال السنوات الخمس القادمة ؟
إلى أي مدى سوف تؤثر التكنولوجيا على احتياجاتك من العمالة للسنوات الخمس القادمة؟ قائمة ( ما يجب عمله).
حلل استخدامك للوقت:
عمل جدول لكتابة أنشطة محددة هو إحدى الطرق لتحديد ما إذا كانت نشاطاتك أساسية وضرورية أم لا .
مثال لجدول زمني موضح في (شكل 3) والجدول الزمني مقسم إلى قطاعات كل منها 30 دقيقة ويوجد به مكان (فراغ) لتسجيل الزمن والنشاط والهدف والنتيجة.
كل نشاط تم القيام به يجب أن يكون له هدف محدد وبنهاية كل يوم تسجيل النتيجة في خانة النتيجة ، قم بالإشارة إلى الأنشطة التي لم تكن أساسية وحاول تجنبها في المستقبل وسيوضح استخدام الجدول الزمني لمدة شهر كيف استخدمت وقتك في ما يتعلق بأهدافك.
الطرق التي يمكن أن تضيع وقتك:
- الثرثرة مع الناس بخصوص أمور شخصية لا ترتبط بالعمل.
- الاجتماعات غير الضرورية.
- السماح بالمقاطعات الكثيرة جدًا.
- عدم النظام.
- انعدام أو قلة التفويض.
- التردد.
- كونك متأخرًا أو غائبًا.
- كفاءتك الشخصية سوف تزداد إذ قل تضييع الوقت باستخدام الجدول الزمني اليومي.
- إذا عرفت كيف أضعت الوقت في الماضي سيكون من السهل التخطيط لاستخدام الوقت في المستقبل.
- خطة محددة لاستخدام الوقت سوف تساعدك لتصبح أكثر فاعلية في الوصول إلى أهدافك الشخصية.
المواعيد اليومية:
المصدر:
- كتاب تعميق فكر العمل الحر / الصندوق الإجتماعي للتنمية
