إدارة الوقت لرجال الأعمال

كيف تدير وقتك بفعالية ؟

مضيعات الوقت

1. زوار بدون مواعيد محددة !!
2. مكالمات هاتفية طويلة مع أشخاص لا يقدرون
3. اجتماعات غير منظمة وبلا جدول أعمال محدد!
4. انتظار ( الطبيب السائق، موعد زوجتك ) !
5. حصول طوارئ ومشكلات ليست بالحسبان
6. فقدان الرغبة في العمل، وهجوم الملل
7. تكدس الأوراق والمكاتبات والمكالمات.

بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت:

1. ضع، صباح، كل يوم، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية، ومن المواعيد والاجتماعات المتفق عليها سابقاً.
2. حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية، واعمل على الالتزام ما أمكن.
3. لا تعطي الأولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة.
4. حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمساعدين، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب.
5. خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة.
6. احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت ، مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد انعقاد أحد الاجتماعات لانجاز هذه المهام، لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول.
7. ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً.
8. جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الثنائية، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع.
9. أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته.
10. حدد أهدافك، وراجعها بصفة مستمرة.
11. خطط عملك، ثم اعمل خططك.
12. تجميع المهام المتشابهة.
13. اعرف نفسك.
14. كافئ نفسك.
15. احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List.
16. لا تكن مثاليا.
17. ارتد ساعة (واستعملها في متابعة كل ما تقوم به).
18. حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة.
19. أكمل مهامك للنهاية.
20. تعلم كيف تقول لا.
21. التليفون. إبدأ المكالمة بلهجة عملية وقاطعة.