مراحل كتابة التقرير

المصدر : المتحدة للبرمجيات - إعداد / ثروت شلبى

هناك أربعة مراحل أساسية لكتابة التقرير هي :

• المرحلة الأولى ــــــــــ الإعداد والتجهيز
• المرحلة الثانية ــــــــــ الترتيب والتنسيق
• المرحلة الثالثة ــــــــــ الكتابة
• المرحلة الرابعة ـــــــــ المراجعة

وفيما يلي تقديم لكل مرحلة من هذه المراحل :

المرحلة الأولى: الإعداد والتجهيز:

تحديد الهدف من التقرير:

• أ ـ حدد مسبقا بدقة ماذا ستقدمه من خلال التقرير بمعنى أعرف بالضبط ما أنت مطالب بعمله.
• ب ـ تعايش مع الهدف من التقرير وموضوعه في ذهنك لفترة كافية، بمعنى فكر فيه كثيرا واعرف كيف تفكر وتحدد هدفك بدقة .

وغالبا ما يكون الغرض من التقرير بعض أو كل ما يلي :

• إعطاء معلومات
• تفسير موقف معين أو ظاهرة معينة
• عرض أفكار جديدة
• تقديم اقتراحات جديدة
• دراسة مشكلة معينة
• المساعدة في اتخاذ قرار معين

القارئ :

• أ ـ ماذا يريد قارئ التقرير أن يعرف ؟
• ب ـ ماذا يعرف قارئ التقرير مسبقا ؟
• جـ ـ كيف يمكن توصيل المعلومات الجديدة إليه كي تضاف إلى ما لديه من معلومات .
• د ـ أي المصطلحات الفنية يستطيع أن يفهم ؟
• هـ ـ كيف يمكنه استخدام التقرير . وتذكر دائما الحدود الوظيفية لقارئ التقرير بمعنى السلطات المتاحة لديه لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير . واعرف مقدما ما إذا كانت سلطات قارئك تنفيذية أو إدارية أو فنية .

مصادر المعلومات (المادة العلمية للتقرير):

•  اعرف مسبقا أن مصادر معلوماتك إما مكتبية من خلال السجلات أو المراجع أو ميدانية من خلال الملاحظة العلمية أو الاستبيانات أو الحوار. ثم ابدأ في جمع الحقائق والأفكار عن الموضوع بالتسجيل أو بالمشاهدة المباشرة أو الحوار أو الإطلاع.
•  راجع بدقة كل ما حصلت عليه من حقائق وآراء ووجهات نظر واعرف كيف تفرق بين الحقائق والقيم.

المرحلة الثانية: الترتيب والتنسيق:

هناك عدة نقاط أساسية يجب مراعاتها ليكون في النهاية دقيقا ومنظما ومنطقيا وموجزا هي :

•  اكتب الغرض من التقرير في عبارة واحدة موجزة ـ وهذا بمثابة اختبار لمدى فهمك لعملك. كما أنه سيفيدك في استبعاد ما هو غير هام بالنسبة للتقرير ـ بعد ذلك اختر عنوانا للتقرير يجعل الغرض منه واضحا.

•  تأمل ما جمعته من حقائق وبيانات ومعلومات وأفكار وآراء ووجهات نظر . ثم رتبها في تتابع زمني ومنطقي وسيتضح لك ما هو مكرر أو غير ضروري ثم احذف بعد ذلك ما تجده غير مفيد لخدمة غرض التقرير. ثم دون ملاحظاتك على ما هو ضروري ومفيد.

•  ضع التقسيمات المبدئية للتقرير وخذ في اعتبارك جمع المعلومات المتجانسة والتي يربط بينها خط مشترك في جزئية واحدة ثم راجع هذه التقسيمات المبدئية في ضوء الرؤية المتكاملة لها ككل.

•  حدد التسلسل الذي سيتم تقديم التقسيمات على أساسه ثم رقم رؤوس هذه التقسيمات حتى يمكن الإشارة إليها بسهولة عند مناقشة التقرير.

•  رتب المادة التي جمعتها وراجعها بدقة داخل كل قسم بانتظام بحيث تسمح للقارئ بسهولة أن ينتقل من خطوة إلى خطوة في تتابع زمني ومنطقي وبحيث ينتقل مما يعرف إلى ما لا يعرف.

•  تأكد أن استنتاجاتك ومقترحاتك في مستوى ما تحت يديك من حقائق وعليك أن تحدد ما إذا كنت ستجمعها في قسم منفصل يمثل الخلاصة النهائية للتقرير أو ستوزعها على الأقسام المختلفة التي يتضمنها التقرير. مع ملاحظة أن تذكر مقترحاتك وتوصياتك لكل قسم على حدة، ثم تعيد تجميعها بتركيز وإيجاز في قسم مستقل وخاص بها في نهاية التقرير.

•  راجع بدقة العنوان الرئيسي للتقرير وكذلك رؤوس التقسيمات الأساسية بحيث لا تتشابه، وبحيث ترتبط فيما بينها في تتابع زمني أو منطقي. كما عليك أن تراجع اللغة والمصطلحات التي كتبت بها التقرير وإن تتأكد من أنها لغة مبهمة وإنك استخدمت المصطلحات المتعارف على استخدامها في مثل هذه الموضوعات.

•  استخدم كلما أمكن وسائل الإيضاح المختلفة فقد يكون رسم بياني واضح أفضل كثيرا من كتابة صفحة كاملة. وفي هذا الصدد نورد لك بعض الرسائل الإيضاحية التي قد يكون من المفيد الاستعانة بها في تقريرك حسب الموقف الذي يعالجه التقرير.

•  يجب أن تلاحظ إذا ما كنت ستضع ملاحظات في نهاية صفحات التقرير أم لا حيث يتحدد ذلك في ضوء ما إذا كنت سترجع إلى مراجع أعدها غيرك أو إحصاءات وبيانات قامت بإعدادها جهات أخرى .

ويجب أن تلاحظ :

عرض مصادر مراجع الاقتباس .
تحديد جهة أو مصدر المعلومات التي استعنت بها .
ذكر تاريخ المعلومات أو المراجع التي استعنت بها .

• ادرس مدى إمكانية نقل بعض التفصيلات من أقسام التقرير (صلب التقرير) إلى الملاحق.

المرحلة الثالثة : كتابة التقرير:

أ ـ أجزاء التقرير

1.  صفحة عنوان التقرير: ويوضح بها رقم التقرير وعنوانه وخطاب الإحالة الذي أعد على أساسه التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ، ثم الجهة أو الشخص التي سيوجه إليها التقرير.
2.  محتويات التقرير: وتوضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة الجداول والرسوم البيانية والتوجيهية وأماكنها. وقد يلي هذه الصفحة مقدمة تشمل ملخص عام لموضوع التقرير.
3.  ملخص التقرير: وهو مختصر لما يحتويه التقرير والغرض منه والإجراءات التي تم اتخاذها والنتائج التي تم التوصل إليها والتوصيات التي أعدت على ضوء هذه النتائج هذا ويجب أن نلاحظ أن الغرض من ملخص التقرير هو تقديم خلاصة التقرير بشيء من التركيز وليس وصفا للتقرير حيث أن هناك بعض الأشخاص يقرأون فقط الملخص.
4.  النتائج: ويتم فيها مناقشة وعرض النتائج التي أمكن الوصول إليها من واقع البيانات والحقائق والآراء التي تم جمعها وتحليلها مع عرض تفصيلي لها وللأسس التي وضعت عليها التوصيات.
5.  التوصيات: وتشمل كل التوصيات التي أمكن الوصول إليها ومبررات وضعها وما تغطيه من احتياجات.
6.  التقرير التفصيلي: وهو يمثل جسم التقرير ويشمل الخطوات التي أدت إلى النتائج والتوصيات.
7.  الملاحق: وتضم جميع الملاحق التي ورد ذكرها في التقرير . هذا ويجب ملاحظة أن الهيكل السابق ليس هو الهيكل المفروض إتباعه في إعداد كل التقارير فقد يختلف الهيكل تبعا لطبيعة التقرير واختلاف الموقف الذي يعالجه فعلى سبيل المثال قد يسبق التقرير التفصيلي (جسم التقرير) النتائج والتوصيات كما في حالة صعوبة استيعاب أو فهم النتائج دون الإطلاع ودراسة التقرير التفصيلي.

ب ـ الأسلوب:

قرر أي نمط سوف يكون عليه أسلوب كتابتك، السرد المنطقي، الفقرات المتصلة، الفقرات المنفصلة، التسلسل من خلال نقاط مرقمة. مع ملاحظة أن أي من الأنماط السابقة لابد أن يعتمد على التتابع المنطقي للأحداث أو الأفكار أو الحقائق والمعلومات . كما يجب أن تلاحظ أسلوب كتابتك للتقارير العلمية والفنية وتقارير الأعمال لابد وأن يكون بلغة متزنة تبتعد عن المبالغة أو الإفراط في التشبيهات الأدبية.

جـ ـ الترتيب والتنسيق:

يجب أن تراعي مساعدة قارئ التقرير بتمييز وترقيم المقاطع والأجزاء المختلفة داخل كل قسم، مع الأخذ في الاعتبار أن هذا الترقيم سيكون منفصلا في حد ذاته عن أي تقسيم آخر للتقرير من حيث تقسيمه إلى أقسام أو أجزاء أو فصول فالترقيم الذي نقصده هنا هو تقسيم داخلي في أقسام التقرير.

د ـ وسائل الإيضاح:

فكر في أنسب وسائل الإيضاح التي يمكن أن تستخدمها أثناء الكتابة، بحيث يكون الارتباط بين وسيلة الإيضاح المستخدمة والمادة المكتوبة قويا ولا يتأتى ذلك إلا من خلال دراسة الوسيلة المناسبة للتعبير عن الفكرة المكتوبة.

هـ ـ مقدمة التقرير:

كما سبق وإن ذكرنا أن التقرير سوف يحتاج إلى مقدمة وهي تكتب عادة بعد الانتهاء من كتابة التقرير وإعداده وتذكر أن هذه المقدمة يجب ألا تتضمن أية تفاصيل واردة في أقسام التقرير أو ملحقاته.

هذا ويجب أن تشمل مقدمة التقرير ما يلي:

• اسم الشخص الذي يرسل إليه التقرير، أو أسماء من سيرسل إليهم التقرير إذا كان سيتم إرساله إلى أكثر من شخص، حيث توضع أسمائهم بالترتيب وفقا لمستواهم الوظيفي.
• تاريخ التقرير.
• موضوع التقرير. وإبعاده، ومكوناته، وهدفه.
• بعض المعلومات المختصرة عن تطور الأحداث التي أدت إلى وجود المشكلة الحاضرة التي يعالجها التقرير.
• أهم النتائج والتوصيات التي يعرضها التقرير.
• أقسام التقرير ومنطقية وكيفية ترتيبها.
• التعبيرات التي استخدمها للدلالة على معاني خاصة وردت في التقرير ومن المهم أن تجعل مقدمة التقرير مشوقة بقدر الإمكان. وذلك بإظهار بعض النقاط ذات المدلول المالي والمعملي.

و ـ كتابة أقسام التقرير والمرفقات:

من الأفضل أن تكتب كل جزء من التقرير على حدة بمعنى أن تركز على كتابة قسم واحد أو مرفق واحد من التقرير في وقت واحد إذا كان ذلك ممكنا وذلك حتى تنساب الأفكار في تتابع خلال الوقت دون انقطاع.

هذا ومن الأفضل أيضا أن تراعي النقاط التالية عند كتابة كل جزء:

• اذكر الحقائق والآراء التي تم الحصول عليها وتحديد مصدرها.
• حلل هذه الحقائق والآراء.
• حدد نتائج هذا التحليل.
• حدد التوصيات المترتبة على هذه النتائج.
• أشر إلى المادة التي شملتها المرفقات وصفها باختصار.

ز ـ الخلاصة أو الخاتمة:

يجب أن تتناول الخاتمة كل أو بعض النقاط التالية:

• ملخص موجز لما ورد في أقسام التقرير.
• ملخص موجز للنتائج والتوصيات.
• ذكر القرارات الواجبة الاتخاذ بوضوح كنتيجة للتوصيات وكذلك الأشخاص الذين عليهم إصدار هذه القرارات.
• ذكر الدراسات اللازمة الأشكال إذا كان الموقف يتطلب ذلك.

ح ـ قائمة المراجع :

يجب أن يتضمن تقريرك قائمة المراجع التي أمدتك بالحقائق والمعلومات.

المرحلة الرابعة: المراجعة:

بعد انتهاؤك من كتابة مسودات التقرير اتركها جانبا لمدة يوم أو يومين إذا كان الوقت يسمح بذلك. ثم ارجع إليها وتناولها بنظرة إنتقادية موضوعية كما لو كان شخص آخر هو الذي قام بإعدادها.

ثم قم بعد ذلك بتحديد كيفية كتابة التقرير على الآلة الكاتبة وذاك بالتحديد المسبق لما يلي:

• نوع وحجم الورق المستخدم.
• المسافات التي ستترك بين السطور وبعضها.
• حجم المساحة المكتوبة داخل الورقة (الهوامش المتروكة على جوانب الصفحة).
• العناوين الرئيسية التي ستكتب في وسط الصفحات، والعناوين الجانبية.
• الخطوط والأقواس التي ستوضع للعناوين الرئيسية والجانبية.
• كيفية تنفيذ الرسوم والإيضاحات.
• عدد الصور المطلوبة.
• الشكل النهائي (التجليد).

وفيما يلي بعض الإرشادات التي يمكن إعطاؤها لكاتب الآلة الكاتبة:

1.  استخدم ورق حجم (22 × 28 سم).
2.  اترك 4 سم على الجانب الأيمن، و3 سم على الجانب الأيسر (والعكس إذا كانت الكتابة باللغة الإنجليزية).
3.  اترك 8 مسافات آلة كاتبة في بدء كل فقرة.
4.  اكتب رقم الصفحات على بعد 205 من أعلى الصفحة.
5.  في كل عنوان وسط أو جانبي اترك سطر فراغ قبله وبعده.
6.  اترك سطر فراغ بين كل فقرة وأخرى.
7.  أن تكون الكتابة على مسافتي آلة كاتبة.