تعريف إدارة المشروعات الصغيرة

تتكون موارد المشروع من الموارد البشرية، والموارد المادية من أموال ومكان وأصول المشروع.

تهدف الإدارة إلى تطبيق مجموعة من الأساليب والوسائل التعليمية بالطريقة التي تضمن حسن استخدام عناصر العمل والموارد المتاحة للوصول إلى المنتجات أو الخدمات التي تحقق احتياجات السوق بأعلى إنتاجية ممكنة بأقل تكلفة لتحقيق عائد (هامش ربح) يفي بغرض قيام المشروع واستثماره مع تجنب الأزمات.

كما يمكن تعريف الإدارة على أنها :

•  توجيه للموارد لتحقيق أهداف محددة بأعلى كفاءة ممكنة.
•  إدارة التغيير لأحداث التطوير والتنمية والتحسين بصفة مستمرة بما يتناسب مع المتغيرات والظروف الاقتصادية والبيئية.
•  قيادة الأفراد (العاملين) لتحقيق ذواتهم بينما هم يحققون أهداف المشروع الذي ينتمون إليه.
•  فن التفويض والتعامل مع الآخرين.

معايير قياس الإدارة:

تقاس الإدارة بعدة معايير من أهمها:

•  كفاءة وفاعلية تحقيق الأهداف.
•  تحقيق رضا العاملين وتجديد حماسهم وولائهم للمنشأة وأقدامهم على مواجهة التحديات.
•  كفاءة استغلال الفرص مع كفاءة إدارة الأزمات.
•  القدرة على استيعاب الجديد والانتفاع به والقدرة على الابتكار اعتمادا على الذات

مؤشرات قياس الأداء:

تشمل ثلاث جوانب:

•  مؤشرات تقيس الفاعلية: مثل قياس الدقة والجودة وسرعة الاستجابة للعميل.
•  مؤشرات تقيس الكفاءة: مثل قياس التكلفة ومستوى الاستفادة من الموارد.
•  مؤشرات تقيس القدرة على التأقلم: وتقاس بالقدرة على النجاح مع تغير الظروف الاقتصادية، والسياسية، وتغير سمات السوق، والطلبات الخاصة للعملاء.

وظائف الإدارة:

1.  التخطيط.
2.  التنظيم.
3.  التوجيه.
4.  التنسيق.
5.  الرقابة.

ويتوقف نجاح الإدارة على أدائها لهذه الوظائف بكفاءة مع مراعاة القيود والمؤثرات الداخلية والخارجية.

•  التخطيط: بوضع برامج العمل اللازمة لتحقيق أهداف الإنتاج (أو الخدمة) بالمواصفات والمعدلات المطلوبة وبأقل تكلفة ممكنة مع تحديد عناصر العمل اللازمة للوصول إلى هذه الأهداف والتوقيتات الزمنية لأداء الخطوات المختلفة للعمل.
•  التنظيم: بتوزيع الواجبات الوظيفية والأنشطة على عناصر العمل المختلفة.
•  التوجيه: بضمان تحقيق التوافق بين الأفراد وباقي عناصر العمل من ناحية وبين الأهداف والخطط من ناحية أخرى .
•  التنسيق: بين القائمين على الأنشطة المختلفة لضمان انسياب العمل طبقا للخطط الموضوعة ومراعاة كميات العمل ومعدل الانجاز ومستوى الجودة ومواصفات المنتج أو الخدمة.
•  الرقابة: وتهدف إلى التأكد من تطابق المخرجات مع الخطة الموضوعة واكتشاف ما يحدث من حياد بين المعايير المحددة لعناصر العمل والأداء الفعلي.

ويوضح الشكل التالي عملية الإدارة ومدخلات ومخرجات الأنشطة الاقتصادية المختلفة.

المدخلات :

وتمثل استخدام قدر من الاستثمارات والموارد المالية في شكل مواد أولية وخامات ومعدات وآلات وأفراد وهذه الثلاثية لا يخلو منها أي مشروع مهما كان حجمه أو نوعه.

وقائمة المدخلات تختلف من مشروع لآخر فعلى سبيل المثال فإن الموارد البشرية (العمالة) تختلف حسب كونها:

 وكل مشروع يحتاج إلى عدد مختلف عن المشروع الأخر ونفس الحال مع الخامات والمعدات فهي تتنوع وتختلف طبقا للمشروع.

التحويل:

وهو بصفة عامة يعنى تحويل ما تم استثماره في المدخلات إلى صورة قابلة للاستخدام بواسطة العميل في صورة منتج أو خدمة.

المخرجات

وهى توضح ما هو نوع المنتج: منتج نهائي - منتج وسيط- أو الخدمة التي يقدمها المشروع.

فمن السهل القول أن إنتاج مخرجات المطاعم هي الوجبات ومصانع السيارات التي تنتج السيارات والجامعات مخرجاتها هي تأهيل الطلبة .

ولكن يمكن أن يكون مشروعك يسمح بنتاج أكثر من منتج وهنا يجب أن تكون هناك خطة أو جدول للإنتاج يعتمد على حجم المبيعات المتوقع حتى لا تواجه مشكلة المخزون الراكد (المنتج الذي لا يمكن تصريفه).

المصدر:

• كتاب تعميق فكر العمل الحر / الصندوق الإجتماعي للتنمية