ليست كل المخاطر متساوية في أهميتها. فبعضها قد يحدث كثيرًا لكنه محدود التأثير، بينما توجد مخاطر أخرى نادرة الحدوث لكنها قد تهدد المشروع بالكامل. في هذا المقال نتعرف على مصفوفة المخاطر، وهي أداة بسيطة تساعد أصحاب المشروعات الصغيرة على ترتيب أولوياتهم واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
عندما تصبح قائمة المخاطر طويلة
في المقال السابق تعلمنا كيف نكتشف المخاطر المحتملة داخل المشروع من خلال طرح الأسئلة الصحيحة، ومتابعة العملاء، وتحليل العمليات اليومية.
لكن بعد تطبيق هذه الخطوات، يواجه معظم رواد الأعمال موقفًا مشابهًا.
يجد نفسه أمام قائمة طويلة من المخاطر:
قد يرتفع سعر المواد الخام، وقد يتأخر أحد الموردين، وقد يغادر موظف مهم، وقد تنخفض المبيعات، وقد يتعطل جهاز رئيسي، وقد يظهر منافس جديد.
وهنا يبرز سؤال مهم:
هل يجب أن أتعامل مع كل هذه المخاطر بالدرجة نفسها من الاهتمام؟
الإجابة ببساطة: لا.
فالخطأ الذي يقع فيه كثير من أصحاب المشروعات الصغيرة هو محاولة معالجة جميع المخاطر وكأنها متساوية في الأهمية، مما يؤدي إلى تشتيت الجهد والوقت والموارد.
وهنا تظهر أهمية أداة بسيطة وفعالة تسمى مصفوفة المخاطر.
ما هي مصفوفة المخاطر؟
مصفوفة المخاطر ليست برنامجًا معقدًا ولا نموذجًا إداريًا خاصًا بالشركات الكبرى.
هي ببساطة طريقة تساعدك على الإجابة عن سؤالين:
ما احتمال حدوث هذا الخطر؟
وإذا حدث بالفعل، فما حجم تأثيره على المشروع؟
عندما تجيب عن هذين السؤالين لكل خطر، يصبح من السهل تحديد ما يستحق الاهتمام العاجل، وما يمكن متابعته فقط، وما يمكن قبوله دون قلق كبير.
بمعنى آخر، تساعدك المصفوفة على الانتقال من التخمين إلى التقييم المنظم.
العامل الأول: احتمال الحدوث
بعض المخاطر تحدث بصورة متكررة أو متوقعة.
على سبيل المثال، إذا كنت تدير مشروعًا صغيرًا لإنتاج الحلويات المنزلية، فإن تأخر أحد الموردين في تسليم بعض الخامات قد يكون أمرًا واردًا بين حين وآخر.
أما حدوث زلزال يؤثر على المشروع، فهو احتمال منخفض جدًا مقارنة بالمثال السابق.
كلما زادت احتمالية وقوع الخطر، ارتفعت الحاجة إلى التفكير فيه والاستعداد له.
لذلك يمكنك تصنيف الاحتمال إلى ثلاث درجات بسيطة:
- احتمال مرتفع.
- احتمال متوسط.
- احتمال منخفض.
المطلوب هنا ليس الوصول إلى أرقام دقيقة، بل تكوين تقدير منطقي يعتمد على خبرتك ومعرفتك بطبيعة نشاطك.
العامل الثاني: حجم التأثير
ليس المهم فقط أن يحدث الخطر، بل المهم أيضًا معرفة تأثيره إذا وقع.
لنتخيل أنك تدير مكتبة صغيرة لبيع الأدوات المدرسية.
إذا تعطل جهاز طباعة الفواتير لمدة ساعتين، فقد يكون التأثير محدودًا ويمكن تجاوزه بسهولة.
لكن إذا تعرض المخزن الرئيسي لتلف كبير في بداية الموسم الدراسي، فإن التأثير سيكون مختلفًا تمامًا.
لهذا يجب أن تسأل نفسك:
إذا وقع هذا الخطر غدًا، فما حجم الضرر المتوقع؟
هل سيؤدي إلى تعطيل جزء صغير من العمل؟
أم سيؤثر على الأرباح لبعض الوقت؟
أم قد يهدد استمرارية المشروع بالكامل؟
وبناءً على الإجابة يمكن أيضًا تقسيم التأثير إلى:
- تأثير مرتفع.
- تأثير متوسط.
- تأثير منخفض.
كيف تعمل المصفوفة في الواقع؟
فكرة المصفوفة تقوم على الجمع بين الاحتمال والتأثير.
فكل خطر يحصل على تقييم في الجانبين معًا.
لنفترض أنك تمتلك مركزًا صغيرًا لتعليم اللغات.
أثناء جلسة مراجعة المخاطر توصلت إلى ثلاثة احتمالات رئيسية:
أولًا: غياب أحد المدربين المميزين.
هذا الخطر قد يحدث بدرجة متوسطة، وتأثيره متوسط أيضًا لأنك تستطيع الاستعانة بمدرب بديل خلال فترة قصيرة.
ثانيًا: فقدان قاعدة بيانات الطلاب.
احتمال حدوثه منخفض نسبيًا إذا كانت الأنظمة جيدة، لكن تأثيره مرتفع جدًا إذا وقع بالفعل.
ثالثًا: انخفاض عدد التسجيلات خلال أشهر الإجازات.
هذا أمر متوقع ويحدث بشكل متكرر، لكن تأثيره يمكن التحكم فيه من خلال التخطيط المسبق.
من خلال هذا التحليل تبدأ الصورة في الظهور بوضوح، وتعرف أي المخاطر تحتاج إلى إجراءات عاجلة وأيها يحتاج فقط إلى متابعة دورية.
أين يجب أن تركز جهودك؟
من أكثر الأخطاء شيوعًا أن ينفق صاحب المشروع وقته على المخاطر الصغيرة ويهمل المخاطر الكبيرة.
تخيل أنك تدير مشروعًا لتأجير المعدات الخاصة بالفعاليات.
قد تنشغل طويلًا بإمكانية فقدان بعض الأدوات البسيطة منخفضة القيمة، بينما لا تضع خطة واضحة للتعامل مع تعطل سيارة النقل الوحيدة التي يعتمد عليها المشروع بأكمله.
في هذه الحالة يكون التركيز قد انصرف إلى خطر محدود الأثر، بينما تُرك الخطر الأكثر أهمية دون معالجة.
والقاعدة العامة بسيطة:
كلما ارتفع احتمال حدوث الخطر وارتفع تأثيره، زادت أولوية التعامل معه.
أما المخاطر منخفضة الاحتمال ومنخفضة التأثير، فيكفي غالبًا متابعتها دون استنزاف الموارد في معالجتها.
مثال عملي من مشروع حقيقي
لنفترض وجود مشروع صغير لتصنيع المنتجات الجلدية اليدوية.
بعد مراجعة المشروع، حدد صاحبه عدة مخاطر محتملة.
اكتشف أن ارتفاع أسعار الجلود يحدث بصورة متكررة نسبيًا، كما أن تأثيره مباشر على الربحية، لذلك اعتبره من المخاطر ذات الأولوية المرتفعة.
كما لاحظ أن تعطل ماكينة الخياطة الرئيسية احتمال حدوثه متوسط، لكن تأثيره كبير لأنه سيؤدي إلى توقف الإنتاج. لذلك وضع خطة للصيانة الدورية وبدأ البحث عن بديل احتياطي.
في المقابل، وجد أن احتمال انقطاع المياه لفترات طويلة محدود، كما أن تأثيره على النشاط ليس كبيرًا، لذلك لم يضعه ضمن أولويات المعالجة العاجلة.
خلال ساعة واحدة فقط أصبح صاحب المشروع يمتلك رؤية أوضح بكثير للمخاطر التي تستحق انتباهه.
المصفوفة ليست قرارًا نهائيًا
من المهم أن نتذكر أن مصفوفة المخاطر ليست وثيقة تُعد مرة واحدة ثم تُحفظ في الأدراج.
السوق يتغير.
والمشروع نفسه يتغير.
والمخاطر التي كانت منخفضة التأثير اليوم قد تصبح أكثر أهمية بعد عام.
لنفترض أن متجرًا إلكترونيًا صغيرًا يحقق 20 طلبًا أسبوعيًا. قد يكون تعطل الموقع لبضع ساعات أمرًا محدود التأثير.
لكن إذا نما النشاط إلى مئات الطلبات يوميًا، فإن الخطر نفسه سيصبح أكثر خطورة بكثير.
لذلك تحتاج المصفوفة إلى مراجعة دورية كلما حدث تغير مهم في المشروع أو السوق.
خطأ يقع فيه كثير من رواد الأعمال
بعض أصحاب المشروعات يعتمدون على الشعور الشخصي فقط عند تقييم المخاطر.
فهم يميلون إلى تضخيم المخاطر التي تثير قلقهم، والتقليل من أهمية المخاطر التي لا يفكرون فيها كثيرًا.
لكن الهدف من استخدام المصفوفة هو خلق قدر أكبر من الموضوعية.
بدلًا من السؤال: "ما الذي أخشاه؟"
تصبح الأسئلة:
"ما احتمال حدوثه؟"
و"ما تأثيره إذا حدث؟"
وهذا التحول البسيط يساعد على اتخاذ قرارات أكثر عقلانية بعيدًا عن الانطباعات الشخصية.
الخلاصة
بعد أن تعرفنا في المقال السابق على كيفية اكتشاف المخاطر، ننتقل الآن إلى خطوة أكثر أهمية، وهي ترتيب هذه المخاطر وفقًا لأولويات واضحة.
وهذا بالضبط ما تفعله مصفوفة المخاطر.
فهي تساعدك على تقييم كل خطر من زاويتين أساسيتين: احتمال الحدوث وحجم التأثير. ومن خلال الجمع بينهما تستطيع توجيه وقتك ومواردك نحو المخاطر الأكثر أهمية بدلًا من تشتيت جهودك في كل الاتجاهات.
تذكر دائمًا أن إدارة المخاطر لا تعني الاستعداد لكل شيء، بل تعني الاستعداد للأشياء الأكثر قدرة على التأثير في مشروعك.
