قبل أن تتمكن من استخدام تحليل التكلفة/القيم/الربح لمساعدتك في تقييم عمليات شركتك، ستحتاج إلى فهمٍ جيدٍ للتكاليف الثابتة لعملك بالمقارنة بتكاليفك المتغيرة.
نظرياً، جميع تكاليف عملك سوف تُصنَف، تقريباً بشكل دقيق، تحت أحد المجموعتين التاليتين:
- "تكاليف متغيرة": والتي تتزايد بشكل مباشر بالتناسب مع مستوى المبيعات بالعملة المحلية أو بالوحدات المباعة. إعتماداً على نوعية عملك، بعض الأمثلة قد تكون تكاليف البضائع المباعة، عمولات المبيعات، تكلفة الشحن، أجور التوصيل، تكاليف المواد المباشرة أو الإمدادات، أجور الموظفين المؤقتين أو بدوام جزئي، وعلاوات المبيعات أو الإنتاج.
- "تكاليف ثابتة": والتي تظل ثابتة القيمة بغض النظر عن مستوى مبيعاتك. إعتماداً على نوعية عملك، بعض الأمثلة قد تكون تكلفة الإيجار، فوائد الديون، التأمين، تكاليف المنشآت والمعدات، تراخيص العمل، والرواتب للعاملين الدائمين.
قد يساعدك المحاسب الخاص بك في تحديد أياً من تكاليفك هي الثابتة وأيها متغيرة، ولكنه سيساعدك فقط. ولكي نكون أكثر دقة، فإن عملية التصنيف النهائية يجب أن تتم عن طريق شخص يألف جيداً عمليات شركتك – مما يعني غالباً أنك هذا الشخص.
عن مستوى مبيعاتك، ولكن التكاليف تزداد كلما إزدادت أرقامك. وكمقياس، فكر في فاتورة تليفونك: غالباً تقوم بدفع مبلغ للحصول على خط التليفون وهو مبلغ ثابت كل شهر، وغالباً ما تدفع كذلك مبلغ يعتمد على كمية المكالمات التي تقوم بإجراءها. على وجه الدقة، تلك التكاليف يجب أن يتم فصلها إلى مكونات ذات تكاليف ثابتة وأخرى متغيرة، ولكن قد يزيد ذلك من الصعوبات التي لا تستحق ولسنا بحاجة إليها كعمل صغير. ولتبسيط الأمور، قرر أي نوع من التكاليف (ثابتة أو متغيرة) هي الأكثر أهمية لديك لكل عنصر محدد، ثم قم بتصنيف العنصر ككل طبقاً للمواصفات الأكثر أهمية. على سبيل المثال، في عمل التسويق عن طريق التليفون، إذا كانت تكلفة حجم مكالمات تليفونك في المعتاد أعلى من تكلفة حصولك على الخط ذاته، يمكنك تصنيف الفاتورة بأكملها كتكاليف متغيرة.
مجال الأنشطة ذات الصلة:
من المهم إدراك أن التكاليف الثابتة هي "ثابتة" فقط داخل مجال محدد من الأنشطة أو لفترة زمنية محددة. على سبيل المثال، فإن إيجارك هو مبلغ ثابت كل شهر، إلى أن يقوم مالك المؤجر بزيادة الإيجار في نهاية العام، إلا إذا كنت قد أقفلت عملك تماماً وفي تلك الحالة سيتحول إلى صفر، أو إذا كانت مبيعاتك إزدادت إلى الدرجة التي تجعلك في حاجة إلى إيجار موقع عمل إضافي وفي تلك الحالة ستتضاعف القيمة.
التكلفة للوحدة أو الوظيفة:
إذا قمت بجمع كل التكاليف المتغيرة لفترة الحسابات، و قمت بقسمتها على عدد الوحدات المباعة، ستصل إلى قيمة التكلفة للوحدة. تلك التكلفة يجب أن تظل ثابتة، بغض النظر عن قلة أو كثرة عدد الوحدات التي قمت ببيعها. إذا كنت تدير عمل خدمات، قد تقوم بقسمة تكاليفك المتغيرة على عدد الوظائف التي تم تأديتها (إذا كانت الوظائف بشكل أساسي متشابهة) أو على عدد الساعات التي تم استهلاكها على جميع الوظائف (إذا كانت الوظائف تتنوع في الحجم).
بمجرد رضائك عن تصنيف التكاليف كمتغيرة وثابتة، يمكنك تطبيق تلك المعرفة بواسطة تحليل هامش المساهمة الملحق.
تقدير التكاليف الثابتة
- التكاليف الثابتة هي تلك التي لا ترتبط بالإنتاج المباشر لوحدة إضافية من المنتج.
- عادة ما يكون البند الرئيسي هو تكلفة توظيف المستخدمين، لذلك نبدأ بتقدير تكلفة هذا البند أولاً. مما يعني أنه يجب علينا تخطيط تكوين المنظمة.
- نقوم أثناء التخطيط بتحديد العاملين الملائمين لعملنا خلال فترة 5 سنوات، وتحديد السنة الأولى مع بدء عمل الموظف (والسنوات التالية).
- نقوم بتقدير تكاليف المرتبات شاملة ضرائب الموظف، مزايا الاجازات، وبنود متنوعة، ويبلغ مجموعها حوالي 30% من الأجور الأسمية.
- وفي هذه الحالة تقوم بتقدير راتب متواضع ويتزايد، معتمداً على جذب الأشخاص الجيدين.
- الحسابات الإضافية لتكاليف متنوعة مثل الإيجار، التليفون، التدفئة، سيارة الأجرة، النقل، كم ضئيل من الدعاية، السفر، الدورات التدريبية، التنظيف، الجرائد والمجلات، أدوات مكتبية...إلخ.
- يتم تقدير التكاليف الإضافية على هيئة نسبة مئوية من تكلفة التوظيف، تتراوح النسبة المئوية من 50 إلى 90%، وبالمقارنة مع خط الربح، نختار الحد الأدنى.
- يتم تقدير تكاليف التسويق الخاصة بشكل مطلق، و بالطبع من أصعب التقديرات ربط هذا المبلغ بقيمة المبيعات المطلوبة لهذا المنتج.
- نستخدم هنا رقم متواضع، يعتمد على "كلمة" السوق والإفتتاحيات
- تكاليف تطوير المنتجات في هذا المثال تكون متواضعة للغاية، بهدف تكاليف الإنتاج وتحسين قيمة العملاء
- إنخفاض القيمة حالياً يبدأ بصفر، وسنتوجه لاحقاُ لإحتياجات الإستثمار (كمسودة أولى من الميزانية، فإنه ليس من المهم للعمل قيمة رأس المال الخاص المنخفض).
- لاتوجد بعد أي فكرة خاصة بالهيكل المالي، حيث نقيم التكاليف المالية بصفر.
التكاليف الثابتة والأرباح قبل خصم الضرائب
- الآن وقد قمت بتخطيط التكاليف الثابتة، بإمكاننا أن نلقي نظرة على إجمالي الربح قبل خصم الضريبة
- هل هذه الأرقام كما توقعناها؟ هل نحن بحاجة إلى تمويل خارجي على الإطلاق؟ هل النتائج الإيجابية بعيدة المنال على المدى؟ هل الربح بالحجم الكافي الذي يعطي العائد على الاستثمار ROI المعقول؟
- وإن كنا غير راضيين بالنتائج، فبإمكاننا في الحال تغيير بعض خططنا في البنود السابقة لكي يتسنى لنا معرفة الحدود التي يجب علينا العمل من خلالها.
- في وضعنا الحالي، إضطررنا إلى تأجيل تعيين موظفين إضافيين، مما يضطر المدير العام لأداء جميع الأدوار.
- والآن لدينا حل بديل آخر هو إمكانية زيادة تقديرات المبيعات: في هذه الحالة، ضع في إعتبارك أن الخطوة الرئيسية القادمة في خطتنا هي تقدير الميزانية الشهرية، والتي من خلالها سيقوم المستثمرين (وآخرين) بقياس الأداء، لإتخاذ قرار متابعة التمويل الأولي. لذلك فإن زيادة ميزانية المبيعات لتلبية الرغبة في نتائج معقولة هو بديل قصير النظر.
- وعلى الرغم من ذلك، إذا تمت الزيادة، ضع في إعتبارك وضع خطة طوارئ قابلة للتنفيذ في حالة إنخفاض المبيعات عن تقدير الميزانية.
- الخطوة التالية هي تخطيط مصادر رأس المال المستخدم والمكتسب.
